Марина Хадина, директор по развитию рекрутинговой CRM-системы Talantix от hh.ru, не первый год замечает, что непрозрачность коммуникаций, а вместе с ней и неоправданные ожидания по процессу подбора у рекрутеров и нанимающих руководителей — один из немногих вопросов, который не только не решается в компаниях, но и, к сожалению, его популярность только продолжает расти.
О том, как выстроить продуктивную работу участникам подбора и почему построение системы коммуникаций в процессе найма — базовый, но важный шаг в совместной работе, который опасно игнорировать — в колонке эксперта.
Каждому руководителю и HR-менеджеру рано или поздно приходилось разрешать конфликты. Зачастую причина кроется на поверхности — участник процесса подбора просто не смогли построить эффективные рабочие коммуникации. Причём проблема типичная и для компаний, в которых рекрутер ведёт по 20-30 линейных вакансий, и в бизнесе, где один HR-менеджер отвечает за подбор сотрудников во все направления.
Можно выделить пять ловушек, в которые попадают и заказчик и рекрутер:
Устные договорённости. Нередкий пример, когда запрос на подбор, ответ по кандидатам или время возможной встречи озвучивается руководителем на совещании, планёрке или на корпоративной кухне . Кажется, что все друг друга поняли, и работа по найму идёт как надо. Но с таким подходом важную информацию, доводы "за" и "против" можно упустить, как и ценного кандидата.
Коммуникабельность. Нередко хромает в процессе работы над вакансией и у рекрутера и и у руководителя: заявка на подбор поступила, но важные факты не уточнили на отдельной встрече, подборка резюме отправлена — но без комментариев, профессионального заключения, а заказчику кажется исчерпывающим написать в ответ "ок", хотя от его экспертного мнения зависит, какой человек попадёт в его команду и какие результаты она будет приносить в будущем.
Размытие каналов коммуникации. Типичная "болезнь" среднего и крупного бизнеса — есть принятые инструменты рабочего общения, однако к каждому отправленному письму или действию в корпоративной системе работы нередко отправляется догоняющее сообщение "в личку", ежедневные напоминания, звонки. Удобство мессенджеров неоспоримо, и я об этом остановлюсь дальше, но не стоит их расценивать как фундаментальную площадку, где принимаются важные для бизнеса решения.
Невысокая скорость реакции. Немало руководителей убеждены, что ответственность за поиск человека в команду — исключительно забота рекрутера. По этой же причине согласование резюме, оценка портфолио или выбор времени для будущего интервью выполняется руководителем по остаточному принципу и превращается в несколько дней непозволительной паузы в найме.
Про то, что делать или как понять степень серьёзности проблемы
Первым шагом стоит признать, что идеальных рабочих коммуникаций не бывает. Но любой процесс подбора можно улучшить и провести аудит коммуникаций: как, где и сколько времени занимает рабочее общение участников процесса найма на каждом этапе воронки подбора.
Вот план для анализа
- Сколько дней занимает подбор релевантных резюме
- Где эту подборку отправляете на согласование руководителю, сколько дней потребовалось для ответа заказчика
- Были ли договорённости о дедлайнах, пришлось ли напоминать о них, где это делали?
- Как договариваетесь о собеседовании: по открытому календарю, в личном сообщении или письме? Сколько времени нужно для выбора подходящего слота? Как напоминаете о будущей встрече, сколько раз и с какой периодичностью?
- Решение по кандидатам: когда собираете обратную связь — сразу после каждого интервью, выбираете время для статус-чека, сколько времени занимают договорённости о дате встречи, где и как их ведёте, где фиксируете результаты
- Есть ли случаи отказа кандидатов, на каком этапе воронки подбора, по какой причине и когда это произошло
Вы можете дополнить этот план и, например, сравнить, сколько времени вы потратили на коммуникации по согласованию резюме, портфолио и принятие решения по кандидату, остался ли этот кандидат в компании и какие результаты он показывает, не оказался ли выбор поспешным.
Если в компании утверждены целевые сроки найма, выделите случаи отклонения от ключевой HR-метрики, по каким вакансиям и в работе с каким заказчиком это произошло, как часто случаются "рецидивы".
Превратите антикейсы как инструмент перемен
Обозначайте проблемы коммуникаций участникам процесса подбора на цифрах и прямо называйте причины их возникновения, к каким последствиям это привело. Подкрепите антикейсы рыночной аналитикой рынка труда, чтобы развенчать миф о том, что рынок труда — это клондайк релевантных кандидатов и тратить нерационально много времени на утверждение резюме уже ненормально. Рынок труда настолько ограничен, что по данным hh.индекса на одну вакансию приходится только 3,1 резюме, а в некоторых отраслях и вовсе меньше двух.
Но тут есть повод для хороших новостей:
— любой кризис, выявленный и проанализированный, всегда становится причиной качественных изменений. Тут важно сделать важные выводы из прошлого опыта работы и подойти к выбору софта для обновлённого процесса
Важные подсказки на этом пути:
- Выбирайте специализированные ИТ-решения
Использование специальных рекрутинговых CRM-систем, например, Talantix от hh.ru — мастхэв, когда нужно перезапустить процесс найма в компании, а вместе с ним и работу заказчика с рекрутером. Причём использование таких решений — растущий тренд в России последние годы, Несмотря на все кризисные события последних лет.
Так, аналитики СRM-системы Talantix (она развивается в экосистеме hh.ru) подсчитали, каждая третья размещённая вакансия для HR-специалистов в первом полугодии текущего года — это запрос на экспертов с навыками работы в автоматизированных системах по подбору и управлению персоналом. Количество таких запросов на 70% больше, чем в первом полугодии 2022 года.
Наибольшее количество вакансий для экспертов по HR-автоматизации за первое полугодие 2023 года разместили ретейловые компании, девелоперы, ИТ-бизнес, логистические компании, производители продуктов питания. Именно в таких компаниях, как правило, одному рекрутеру приходится работать сразу с несколькими заказчиками подбора, а значимость слаженных коммуникаций участников процесса найма имеет большое значение.
- Взгляните на мессенджеры по-новому
Рекрутинговые CRM-системы подключены интеграции со многими популярными корпоративными каналами коммуникаций: теми же мессенджерами, сервисами видеоконференций, почтовыми приложениями и календарями. А ещё технологии помогают сохранять все частные переписки в одном месте, например, в истории кандидата, если велось его согласование. Бонусом участники команды подбора получают возможность сохранять контакты кандидатов в одном приложении, а не в личном смартфоне, и также возможность осознанно работать с персональными данными соискателей в рамках законодательства.
- Автоматизируйте напоминания и делайте их заботливыми
В современном мире мы привыкли получать автоматические уведомления, например, о совершённой покупке, дате доставки заказа, покупке авиабилетов. И такие уведомления о совершённых или будущих событиях в процессе подбора могут значительно улучшить совместную работу по найму, сделать её комфортной и без стресса. Чтобы исключить волнение и казусы с теми же собеседованиями, посмотрите на возможности корпоративного софта и конкретной рекрутинговой системы, настраивайте автоматические напоминания, уведомления руководителям о собеседованиях, проявляйте заботу в своих коммуникациях и формируйте позитивный опыт участия в процессе подбора людей.
- Оценивайте изменения не ощущениями, а фактами и цифрами
Как понять, что обновлённый подход работает, а все изменения внедрены не зря? Ответ прост — смотрите на динамику ключевых HR-метрик в целом и показатели конкретных этапов подбора в той же рекрутинговой CRM-системе или стройте расчёты по выгруженным данным из неё. Например,
- как изменился срок согласования резюме кандидатов
- сколько времени занимает принятие решения по кандидату
- как изменилась скорость закрытия вакансии
- сколько дней теперь занимает подбор сотрудника в конкретную команду
- изменилась ли качество найма: какие показатели "текучки" на испытательном сроке
- возможно, есть особенный кейс или достижение: хантинг топового специалиста за Х дней, найм персонала в новую команду под ключ или что-то ещё.
Цифры и факты — убедительное доказательство, что коммуникации рекрутера и заказчика играют важную роль в том, как и каких нанимает людей компания на рынке, сколько это стоит.
Мотивирующее заключение
- Рекрутер и нанимающий руководитель — партнёры, а не борющиеся стороны. Поэтому, если компании хотят усилить тактику найма на дефицитном рынке труда, начните с ревизии внутренних процессов и обновления коммуникаций участников процесса найма, договоритесь о новых правилах игры.
- Автоматизация рекрутмента — необратимый тренд, и время "пионеров" на самом деле уже прошло. На технологические решения сейчас переходят даже консервативные индустрии и, не поверите, но и госорганы тоже. Дефицитный рынок труда подстёгивает быстрее принимать решения по кандидатам и выходить с оффером.
- Любой кризис — повод для качественных изменений, смены привычек и возможность посмотреть на устоявшиеся подходы по-новому. Когда прежние форматы коммуникаций приносят больше проблем, чем пользы, — инвестиции в обновления рекрутмент-процессов становятся критически необходимыми, чтобы бизнес смог удержаться и нанимать персонал на стагнирующем рынке труда.
Реклама. Рекламодатель: ООО "Хэдхантер".
